: (१) ठेकेदारले प्रत्येक त्रैमासिक अवधि समाप्त भएको तीस (३०) दिनभित्र देहायका कुराहरू खुलाइ विभागमा पेट्रोलियम खर्चको विवरण पेश गर्नेछ ः-
(क) विगत त्रैमासिक अवधिबाट अघि सारेको उपर नभएको पेट्रोलियम खर्चको कूल रकम ।
(ख) त्रैमासिक अवधिमा खर्च गरेको र विभागले तोकिदिएबमोजिम खर्चहरूको वर्गीकरणमा छुट्याइएको पेट्रोलियम खर्चको रकम ।
(ग) रकमको हर हिसाब देखाई त्रैमासिक अवधिमा उपर गरेको पेट्रोलियम खर्चको रकम ।
(घ) त्रैमासिक अवधिको अन्त्यसम्ममा उपर नभएको अर्को त्रैमासिक अवधिमा अघि सारिने पेट्रोलियम खर्चको कूल रकम ।
(२) उपर नभएको पेट्रोलियम खर्चको त्रैमासिक विवरणलाई समर्थन गर्न चाहिने सबै कागजातहरू कार्यालयमा काम गर्ने कुनै समयमा विभागीय निरीक्षणको लागि काठमाडौंमा ठेकेदारको कार्यालयमा उपलब्ध हुन पर्नेछ ।
(३) पेट्रोलियम खर्चको विवरणले समेटेको त्रैमासिक अवधि समाप्त भएको एकसय बीस (१२०) दिनभित्र विभागले त्यस्तो विवरणमा आफूले बेठीक सम्झेको कुरा ठेकेदारलाई सुचित गर्न सक्नेछ । त्यस्तो सूचना लिखित रूपमा हुनु पर्नेछ र त्यस्तो सूचनामा उक्त विवरणमा ठीक नदेखिएको कुरा र त्यसको कारण समेत उल्लेख हुनु पर्नेछ । त्यस्तो सूचना
प्राप्त भएपछि ठेकेदारले विभागसँग सम्पर्क राखी सन्तोषपूर्ण समाधान गर्नेछ । उल्लिखित अवधिभित्र विभागले ठेकेदारलाई त्यस्तो सूचना नदिएमा त्यस्तो विवरण स्वीकार गरिएको मानिनेछ ।
(४) पेट्रोलियम खर्च नमान्ने विभागको अधिकार खर्च भएको प्रमाणित गर्न पर्याप्त कागजात पेश नभएको खर्च र परिच्छेद–७ को पेट्रोलियम खर्चको परिभाषाभित्र नपरेको खर्चसम्ममा सीमित हुनेछ ।